Cees Verbrugge en Jarco van de Ketterij zijn compagnons bij Injuriam Expertise. Samen met Gert-Jan Vos richtten ze het kantoor in juli 2019 op. Ze regelen in opdracht van verzekeraars letsel- en overlijdensschadezaken. Daarnaast verrichten zij toedrachtsonderzoeken. Inmiddels bestaat het kantoor uit vier experts. Een vijfde expert start in september 2021.
Door Martijn van Driel
In de opstartfase van het bedrijf hebben de oprichters veel aandacht besteed aan de keuze van de praktijkmanagementsoftware. Uiteindelijk werd gekozen voor Kleos, het softwarepakket voor juridische professionals van Wolters Kluwer. Jarco en Cees lichten toe waarom deze keuze is gemaakt en hoe het werken met Kleos hen sindsdien is bevallen.
Hoe zijn jullie te werk gegaan?
Jarco: “In juli 2019 zijn we als bedrijf begonnen. We moesten op allerlei terreinen besluiten nemen over tal van faciliteiten. De keuze van ons werksysteem was daarbij één van de meest belangrijke. Daar hebben we veel tijd aan besteed en we hebben meerdere opties onderzocht.”
Cees: “We hebben eerst met elkaar op een rij gezet: welke aspecten vinden we belangrijk? We willen een Nederlands programma, waarmee we efficiënt kunnen werken. De data moet veilig zijn. En in de cloud, zodat we overal kunnen werken. Het systeem moet optimaal zijn afgesteld op ons werkproces. Zo zijn we gaan onderzoeken.”
Jarco: “We hebben veel aanbieders benaderd en bezocht. Ook een scenario waarbij we met eigen servers zouden werken. Dat maakt je onafhankelijker, maar het vergt ook een grotere investering. Uiteindelijk hebben we daar daarom niet voor gekozen. Toen we alle opties op een rij hadden, sprong Kleos er bovenuit.”
Cees: “Op alle terreinen zoek je naar de beste provider, die het beste aansluit bij onze wensen en behoeften. Met betrekking tot de praktijksoftware werd het Kleos van Wolters Kluwer. We zagen de potentie van de samenwerking en we zijn er vol voor gegaan. Achteraf zijn we dolblij met deze keuze.”
Cees volgde samen met één van de secretaresses bij Wolters Kluwer een ‘superusercursus’, zodat zij het systeem tot in hun finesses hebben leren kennen. “Dat stelt ons in staat om het systeem in z’n volle potentieel te benutten. We kunnen veel aspecten helemaal naar eigen inzicht inrichten. We hebben bijvoorbeeld zelf onze sjablonen gemaakt. Dat geldt ook voor de dossierindeling. Dat is opgebouwd in verschillende mapjes waarin de stukken overzichtelijk worden opgeslagen. Dat werkt heel fijn. Zo is het systeem nog meer op maat gesneden van ons kantoor, ons proces en onze werkwijze.”
Welke pluspunten zagen jullie in Kleos?
Jarco: “Omdat Kleos op licentiebasis werkt, is het een ideaal systeem voor kleinere partijen. Je neemt voor iedere gebruiker één licentie. Je hebt alle functionaliteiten en het is heel betaalbaar.”
Cees: “Kleos heeft een heel goed workflowsysteem, waarmee de rollen van de experts en de ondersteuners optimaal worden gefaciliteerd en op elkaar zijn afgestemd. Alles wat er binnen komt, bijvoorbeeld via Outlook, kun je koppelen aan dossiers. Daar koppel je dan ook meteen een taak aan. En die taken kun je ook delen. De routing voorziet verder ook in optimalisatie van uitgewerkte dictaten door het secretariaat. Dat werkt allemaal bijzonder goed en overzichtelijk.”
Jarco: “Ook prettig: ermee werken is geen hogere wiskunde. Het is een erg toegankelijk systeem, alles spreekt voor zich. Dat is ook fijn voor ons als groeiend kantoor. Als er nieuwe mensen komen, maken we een account aan, met een licentie erbij en diegene kan aan de slag.”
Wat vinden jullie klanten belangrijk?
Jarco: “Het gaat om het leveren van kwaliteit en om efficiënt kunnen werken. Kleos helpt ons daar enorm bij. Het systeem stelt ons in staat om heel snel te schakelen. Van het importeren van correspondentie naar het doorzetten van een vraag van een belangenbehartiger naar een opdrachtgever. Het kan in een paar minuten.”
Cees: “Ja, je kunt wel zeggen dat Kleos onze termijnen erg heeft verkort. Daardoor kun je heel snel schakelen. Dat is ook wat slachtoffers graag willen zien. Snelle stappen richting échte oplossingen. Ook kunnen we de interne tijdsbesteding beheersbaar houden. De tijdsregistratie is bijvoorbeeld een fluitje van een cent en binnen één minuut is een declaratie aangemaakt.”
Jarco: “Zelfs opdrachtgevers die ons hiermee zien werken zijn onder de indruk. Hoe de dossiers zijn ingericht en hoe efficiënt we daarmee werken. Ook de mogelijkheden die het systeem verder biedt om managementinformatie te vervaardigen is echt helemaal top. Wij zijn ‘in control’. Dat komt op klanten heel professioneel over natuurlijk. Dat je het dossiermanagement optimaal hebt ingericht is een belangrijk kwaliteitsaspect. Dat heeft een positieve invloed op het werkproces en de doorlooptijden.”
Cees: “Als AVG-officer ben ik verantwoordelijk voor de manier waarop onze gegevens zijn beschermd. De beveiligingsnormen van de servers en back-ups van Kleos voldoen aan de hoogste standaard. Dat is richting opdrachtgevers ook erg belangrijk.”
Welke voordelen biedt Kleos jullie verder?
Jarco: “Ook bij acquisitie bleek het systeem al een aantal keer een doorslaggevende factor te zijn. Daarbij speelde Kleos zeker een rol nu sommige andere bureaus nog werken met fysieke dossiers. Toen we – een goed werkend – Kleos lieten zien waren de mensen van de verzekeraars erg onder de indruk. Als zij zien dat je het proces in de praktijk op orde hebt omdat alles heel soepel loopt, dan maakt dat een heel goede indruk natuurlijk.”
Cees: “Niet alleen opdrachtgevers zijn enthousiast. Ik kreeg ook een complimentje van onze accountant voor de financiële rapportages. Met Kleos hebben we ook dat helemaal op orde.
We werken dagelijks met een state-of-the-art systeem wat zich verder blijft ontwikkelen. Onlangs heb ik deelgenomen aan een testpanel van Kleos dat bezig is het systeem nog verder te verbeteren. Zo blijven wij in staat om op alle vlakken te leveren. Dat is goed voor onze achterban, belangenbehartigers en slachtoffers.”
Kijk hier voor meer informatie over Kleos van Wolters Kluwer.
(Foto’s: Carola Doornbos/Injuriam Expertise)