De Virtuele Expert is een nieuwe ICT-oplossing, speciaal voor de letselschadesector ontwikkeld door 24ICT. De tool biedt veel toepassingsmogelijkheden, zoals het uitvoeren van een slimme interactieve intake. Hierdoor wordt deze eerste fase van het dossier, die normaal veel tijd kost, deels geautomatiseerd. IT- en dataspecialist Harry Swiers van 24ICT legt uit hoe de Virtuele Expert werkt en welke voordelen de tool biedt.

Door Martijn van Driel

Harry Swiers is ervaren in letselschade. Hij is al meer dan twintig jaar in de branche actief als ICT-specialist. “Kennis van het letselschadevak is ook voor een IT-man belangrijk, om inzicht te krijgen in de processen en te zien waar er efficiency-voordelen kunnen worden behaald. De arbeidsmarkt is krap en onderbezetting is op veel letselschade-afdelingen de realiteit. Daar spelen we met de Virtuele Expert op in. Het is niet zomaar een slimme tool, maar het is uw persoonlijke AI-collega in de strijd tegen tijdverspilling en inefficiëntie.”

Harry Swiers van 24ICT

Van vragenformulier tot intake-rapport
“In de praktijk komen veel nieuwe zaken binnen via korte teksten in een mailtje of contactformulieren van de website,” zegt Swiers. “Dat is het vertrekpunt van een vaak generieke intakeprocedure, die is gericht op het ophalen van alle relevante informatie. Om die informatie te verkrijgen, springt een expert in de auto voor een huisbezoek of hij of zij hangt lange tijd met de cliënt aan de lijn. Je kunt je afvragen of dat in alle gevallen nodig is. Daar hebben we iets op bedacht.”

De Virtuele Expert biedt een slimme volautomatische tussenstap, zegt Swiers. “Het is een slim vragenformulier in de vorm van een online survey, dat de nieuwe cliënt krijgt toegestuurd en waarmee door het stellen van de juiste vragen alle relevante informatie bij de cliënt wordt opgehaald. Het eindproduct is een door de cliënt ondertekend intakerapport.”

Het stellen van de juiste vragen
De vragenlijst kan volledig custom made worden opgesteld en ingericht. “Je kunt zelf de vragen invoeren. Daarbij kun je eigen uitleg-video’s weergeven om het persoonlijk te maken.”

De Virtuele Expert maakt gebruik van ingebouwde artificial intelligence (AI). “Je kunt de Virtuele Expert zo afstellen dat de juiste vervolgvragen worden gesteld, op basis van vooraf ingevoerde sleutelwoorden en kernbegrippen,” zegt Swiers. Als de cliënt bijvoorbeeld ‘ziekenhuis’ of ‘eerste hulp’ typt, vraagt de Virtuele Expert automatisch naar welk ziekenhuis de cliënt is geweest. Zo kun je talloze opties instellen voor het doorvragen op bepaalde informatie. De ingevoerde tekst en de antwoorden worden dus door de Virtuele Expert geanalyseerd en de (vervolg)vragen worden daarop afgestemd. Zo krijg je in iedere zaak precies die informatie op tafel die je nodig hebt in deze eerste fase van de zaak.”     

De tool functioneert als een soort gatekeeper, zegt Swiers. “De belangrijkste kenmerken van de zaak zijn aanwezig en er zijn vervolgvragen gesteld, waarmee aanvullende informatie is verkregen. De behandelaar kan op basis van het intake-rapport bepalen of de zaak verder in behandeling wordt genomen en of hij een huisbezoek zal inplannen, of dat dat in dit geval niet nodig is.”

Klantspecifieke opmaak
De Virtuele Expert kan geheel worden geïmplementeerd in de omgeving van de klant, zegt Swiers. “De tool is via een API de koppelen aan het gebruikte dossiermanagementsysteem, zodat de rapporten direct in de dossiers belanden. Het is ook mogelijk om documenten in de Virtuele Expert op te nemen, zoals opdrachtbevestigingen en machtigingen, die door de cliënt ondertekend kunnen worden. Ook qua look & feel kan de Vituele Expert helemaal klantspecifiek worden opgemaakt.”

De Virtuele Expert is bedoeld voor alle professionals die letselschadeslachtoffers helpen, zowel verzekeraars als belangenbehartigers. “Hiermee wordt het voor behandelaars mogelijk om hun kostbare tijd beter in te delen, waardoor ze meer slachtoffers kunnen helpen zonder in te boeten op kwaliteit. De grootste efficiency-impact zal plaatsvinden bij grotere partijen, waar meer schades kunnen worden afgehandeld met minder mensen. De partijen die momenteel in pilotvorm aan de slag zijn met het systeem zien deze voordelen meteen en zijn dan ook erg enthousiast.”

Meer informatie
Wilt u meer informatie over wat de Virtuele Expert voor uw bedrijf kan betekenen? Kijk dan op de website