Kim de Reus is operationeel manager bij 1MA. Als logistieke spil zorgt zij ervoor dat het letselteam en het expertiseteam van 1MA efficiënt en mensgericht kan werken. Sinds maart 2023 ondersteunt een flexibele schil medisch secretaresses het vaste team secretaresses van 1MA. In dit blog deelt Kim de belangrijkste leermomenten en opbrengst na anderhalf jaar werken met een flexschil.
Kim de Reus: “1MA is de afgelopen jaren snel gegroeid. Wij hebben de flexschil niet nodig om een wisselende hoeveelheid werk op te vangen, maar juist tijdens inwerkperiodes van nieuwe vaste collega’s. Vanwege ons specialistische vakgebied kost het inwerken relatief veel tijd. Daardoor neemt de capaciteit van onze vaste team secretaresses tijdelijk af. Dat vangen we op met onze flex-secretaresses. Dankzij hen kunnen we cliënten ook dan een zo vlot mogelijk verlopend traject garanderen.”
Al doende ervaren wat werkt
“Inmiddels zijn onze ervaringen heel positief, omdat we al doende leerden hoe en wat voor ons het beste werkt. Niet alles verliep meteen op rolletjes, zeg maar. Al vrij snel na de start was bijvoorbeeld duidelijk dat we voor ons flex-team heel ervaren secretaresses nodig hebben. Gemotiveerde mensen met probleemoplossend vermogen die analytisch en doortastend zijn. Die snappen wat ze aan het doen zijn.”
Flexschil professionals met het juiste DNA
“Je kunt de werving van een flex-schil natuurlijk uitbesteden. Partijen genoeg die je ongevraagd gaan mailen zodra je een vacature uitzet. Wij kozen ervoor om zelf te werven via digitaal platform Het nieuwe personeel. Daar plaatsten we een zeer gedetailleerde vacature, inclusief onze doelen en ambities als bedrijf. Geïnteresseerden konden daardoor vooraf al goed afwegen of onze tijdelijke opdracht bij hen paste. Zowel bij hen persoonlijk als bij hun ervaring en deskundigheid. Ook de kennismakingsgesprekken deden we zelf, via Teams. Onze tip: zorg ervoor dat ook je flexwerkers goed bij je organisatie passen.
Zo vonden wij vrij snel de secretarieel-administratieve zzp’ers die wij nodig hadden. Mensen met de kennis, ervaring en persoonlijke kwaliteiten die aansluiten bij onze behoeften. Inmiddels bestaat ons flex-team uit zes ervaren zelfstandig professionals. Met hen sloten wij overeenkomsten van 12-16 uur per week.”
Starten met twee dagen introductie
“Alle flex-secretaresses worden goed ingewerkt voordat ze aan de slag gaan. Inwerken deden we eerst heel taakgericht, dus we gaven gerichte werkinstructies per nieuwe taak die een secretaresse voor ons ging uitvoeren. Wat in onze praktijk beter bleek te werken, was starten met twee hele introductiedagen bij ons op kantoor in Rosmalen. Net zoals we dat doen voor nieuwe vaste medewerkers.
Op dag één van de introductie staan we uitgebreid stil bij onze organisatie en onze kernwaardes objectief, mensgericht en zonder poespas. We leggen uit hoe de letselschadebranche werkt en hoe een letselschadetraject bij 1MA verloopt. Dag twee is een praktische inwerkdag waarin een specifieke deeltaak en de werkinstructies daarvoor centraal staan.”
Inwerken doen we altijd op kantoor
“Onze flex-secretaresses voeren hun werk uit vanaf hun eigen werkplek. Na de twee introductiedagen breiden we het aantal deeltaken per persoon geleidelijk verder uit. Voor elke nieuwe deeltaak worden de flex-secretaresses ingewerkt door één van de vaste collega’s. Een gouden tip: doe het inwerken altijd op kantoor. Daardoor leren ze je hele team beter kennen en voelen zij zich ook echt onderdeel van het team. Dat maakt de samenwerking veel makkelijker én leuker.”
Geef ze specifieke deeltaken
“Ons flex-team voert alleen deeltaken uit die gemakkelijk los te koppelen zijn van onze interne processen. Denk bijvoorbeeld aan administratieve werkzaamheden bij het opstarten van nieuwe dossiers. Of het rappelleren van medisch behandelaren. Daarmee ontlasten ze direct de vaste medisch secretaresses die dan meer tijd hebben voor complexere taken en hun contact met cliënten en opdrachtgevers.”
Voor klanten verandert niets
“Dat wij specifieke deeltaken aan ons flex-team uitbesteden, daar merken onze cliënten en opdrachtgevers niets van. Onze vaste secretaresses blijven hun eerste aanspreekpunt. De doorlooptijd van een medisch adviestraject verandert niet. Alles blijft lopen zoals het moet.
Onze flexschil werkt nu – na anderhalf jaar – zoals we voor ogen hadden: als ondersteuning van ons vaste team medisch secretaresses tijdens drukke inwerkperiodes. Wat daarvoor de beste aanpak is? Daar kom je al doende achter!”